Politique de confidentialité

À propos de la présente politique

La présente politique de confidentialité explique comment DossierTwist collecte, utilise, communique, conserve et protège les données personnelles lorsque vous utilisez ce site internet, nous contactez, vous abonnez à notre lettre d’information, faites appel à nos services ou apparaissez dans nos recherches. Elle constitue notre déclaration de politiques et de pratiques au sens du principe de protection des données n° 5 de l’ordonnance sur les données personnelles (vie privée) (Personal Data (Privacy) Ordinance, Cap. 486) de Hong Kong (l’« Ordonnance »), et elle tient également lieu de déclaration relative à la collecte de données personnelles (personal information collection statement) pour les formulaires de ce site internet.

« Données personnelles » désigne toute information se rapportant directement ou indirectement à une personne physique vivante et à partir de laquelle il est possible en pratique d’identifier cette personne.

Qui nous sommes

Dans la présente politique, « DossierTwist », « nous », « notre » et « nos » désignent l’exploitant de ce site internet ainsi que ses entités affiliées, partenaires, successeurs et cessionnaires. L’entité qui détermine, dans un cas donné, pourquoi et comment vos données personnelles sont traitées est l’utilisateur de données (data user) qui en est responsable. Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles, contactez notre équipe chargée de la protection des données à l’adresse {{emails.privacy}}.

Comment nous appliquons les principes de protection des données

L’Ordonnance énonce six principes de protection des données. En pratique :

1. Finalité et mode de collecte. Nous ne collectons des données personnelles qu’à des fins licites directement liées à nos activités, ne collectons pas plus que ce dont nous avons besoin, les collectons de manière loyale et vous indiquons, comme dans la présente politique, pourquoi nous les collectons et si vous êtes tenu de les fournir.
2. Exactitude et durée de conservation. Nous prenons les mesures possibles en pratique pour que les données personnelles restent exactes et ne les conservons pas plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles sont utilisées. Nous fixons des durées de conservation pour chaque catégorie de données, énumérées ci-dessous.
3. Utilisation. Nous n’utilisons les données personnelles que pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pour des finalités directement liées, sauf si vous donnez votre consentement exprès au sens de l’Ordonnance (prescribed consent) ou si une exemption prévue par l’Ordonnance s’applique.
4. Sécurité. Nous protégeons les données personnelles contre tout accès, traitement, effacement, perte ou utilisation non autorisés ou accidentels, y compris lorsqu’elles sont traitées par nos sous-traitants au sens de la protection des données (data processors).
5. Transparence. Nous mettons nos politiques et pratiques à disposition, comme dans la présente politique.
6. Accès et rectification. Vous pouvez nous demander si nous détenons des données personnelles vous concernant, en demander une copie et nous demander de les rectifier.

Consultation de notre site internet

Nous ne déposons pas de cookies pour les lecteurs, n’effectuons aucune mesure d’audience, n’intégrons pas de traceurs de réseaux sociaux et n’affichons pas de publicité, et nos pages ne chargent aucune ressource depuis des serveurs tiers.

Comme tout site internet, le nôtre est servi par un serveur web qui enregistre des informations techniques de base sur chaque requête : l’adresse IP, la date et l’heure, la page demandée, le code de réponse et la chaîne d’agent utilisateur (user-agent) de votre navigateur. Nous configurons nos journaux de manière à omettre les chaînes de requête (query strings). Nous n’utilisons ces journaux que pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site internet, par exemple pour détecter les attaques et les abus, et nous les conservons pendant 14 jours au maximum, sauf si nous avons besoin de conserver plus longtemps un enregistrement précis pour enquêter sur un incident de sécurité ou pour respecter la loi.

Afin de protéger nos formulaires et notre espace d’administration contre les abus automatisés, nous conservons des compteurs de courte durée dérivés des adresses réseau. Ceux-ci sont stockés sous forme d’empreintes à sens unique et à clé (keyed hashes) et expirent automatiquement.

Préférences enregistrées dans votre navigateur

Si vous choisissez un jeu de couleurs ou l’affichage en cartes de la liste des dossiers, votre navigateur mémorise ce choix dans son stockage local (dt-theme, dt-view). Ces paramètres restent sur votre appareil, ne nous sont jamais transmis et peuvent être effacés à tout moment dans les réglages de votre navigateur.

Demandes et prises de contact

Ce que nous collectons. Lorsque vous nous adressez une demande via notre formulaire, ou que vous nous écrivez par courriel ou par messagerie, nous collectons ce que vous choisissez de nous communiquer : généralement votre nom, votre organisation, votre adresse électronique et vos autres coordonnées, votre canal de communication préféré et le détail de votre demande, qui peut comprendre des données personnelles relatives aux personnes ou sociétés sur lesquelles vous nous demandez d’effectuer des recherches.

Pourquoi. Nous les utilisons pour vous répondre, pour vérifier l’absence de conflits d’intérêts, pour apprécier si le travail est licite et conforme à notre politique d’usage acceptable, pour définir le périmètre du travail et établir un devis, et pour conserver une trace de nos échanges. La fourniture de vos coordonnées est nécessaire pour que nous puissions vous répondre ; les autres champs sont facultatifs, et vous pourrez nous en dire davantage ultérieurement.

Comment elles sont protégées. Les demandes soumises via le formulaire sont chiffrées sur notre serveur dès leur arrivée, au moyen d’une clé que seuls nos analystes habilités détiennent. Le site internet lui-même ne peut plus les lire une fois qu’elles sont stockées.

Pendant combien de temps. Sauf si votre demande donne lieu à une mission, nous la supprimons 30 jours après sa réception. Si elle donne lieu à une mission, elle est versée au dossier de mission décrit ci-dessous.

Nouveaux dossiers par courriel

Si vous vous abonnez à notre lettre d’information, nous collectons votre adresse électronique, la langue de la page depuis laquelle vous vous êtes abonné, ainsi que la date, l’heure et le libellé du consentement que vous avez donné. Nous ne les utilisons que pour vous envoyer les nouveaux dossiers et les mises à jour importantes, qui peuvent également mentionner nos services. Nous n’utiliserons pas vos données personnelles à des fins de prospection directe (direct marketing), ni ne les fournirons à quiconque à de telles fins, sans votre consentement, comme l’exige la partie 6A de l’Ordonnance.

Votre adresse est stockée sous forme chiffrée. Les messages sont envoyés par l’intermédiaire d’un service d’envoi de courriels agissant pour notre compte. Vous pouvez vous désabonner à tout moment au moyen du lien figurant dans chaque message ou en écrivant à {{emails.privacy}}. Nous cessons alors immédiatement les envois et supprimons votre adresse de la liste, en ne conservant qu’une trace à sens unique de votre désabonnement afin de ne pas vous réinscrire par erreur.

Clients et missions

Lorsque vous faites appel à nous, nous traitons les données personnelles de vos interlocuteurs (noms, fonctions, coordonnées professionnelles et communications) afin de fournir les services, de gérer la relation, de facturer et de respecter nos obligations légales, réglementaires, comptables et professionnelles. Lorsque la loi l’exige, nous vérifions l’identité de nos clients et les contrôlons au regard des listes de sanctions avant d’accepter une mission.

Nous conservons les dossiers de mission, y compris les rapports que nous remettons et les documents sur lesquels ils s’appuient, aussi longtemps que l’exige la lettre de mission, puis pendant une durée maximale de sept ans, afin de pouvoir répondre aux questions relatives à nos travaux et de nous défendre contre d’éventuelles actions en justice, sauf si une durée plus courte ou plus longue est convenue avec le client ou imposée par la loi.

Sociétés faisant l’objet de nos recherches et personnes qui leur sont liées

Nos travaux portent sur des sociétés et des groupes de sociétés. Ils n’impliquent des données personnelles relatives à des personnes qu’en raison du lien de celles-ci avec ces sociétés et dans le cadre de leurs fonctions professionnelles ou publiques : par exemple en qualité de dirigeants, d’administrateurs, d’actionnaires, de bénéficiaires effectifs ou de fondateurs, ou en tant que personnes citées dans des documents judiciaires ou réglementaires concernant une société. Nous les collectons à partir de registres publics et d’autres sources licites, notamment les registres des sociétés et des tribunaux, les journaux officiels, les listes de sanctions et les listes réglementaires, les pages web archivées et les médias publiés, ainsi que, lorsqu’une affaire l’exige, au moyen de démarches auprès de personnes qui connaissent le sujet de la recherche.

Recherches pour nos clients. Nous n’effectuons pas de recherches sur des particuliers en tant que tels. Nous n’examinons des personnes qu’en lien avec les sociétés qu’elles détiennent, dirigent ou auxquelles elles sont affiliées, et uniquement pour une finalité licite énoncée par écrit par le client, telle qu’une due diligence préalable à une opération ou à un partenariat, l’entrée en relation avec un client, le respect d’obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, de sanctions ou de lutte contre la corruption, la prévention ou la détection d’infractions, ou une procédure judiciaire. Nous ne collectons que ce qui est pertinent au regard de cette finalité et ne le remettons qu’au client. Lorsque nous agissons sur instruction d’un client, celui-ci est également utilisateur de données pour les données que nous lui remettons et doit les utiliser uniquement pour la finalité énoncée.

Dossiers publics. Nous publions des dossiers dans l’intérêt public. Lorsque des données personnelles sont détenues aux fins d’une activité d’information (news activity), l’Ordonnance prévoit une exemption pour cette activité. Nous limitons néanmoins ce que nous publions à ce qu’exige la finalité d’intérêt public, sollicitons des réponses aux constatations défavorables et les publions, et corrigeons les erreurs. Si vous estimez qu’un dossier contient des inexactitudes vous concernant, écrivez à {{emails.corrections}}.

Utilisation de systèmes d’IA

Nous utilisons un système de recherche propriétaire assisté par l’IA, qui peut inclure des modèles fournis par des fournisseurs d’IA tiers, pour nous aider à collecter, analyser et résumer des documents. Des analystes examinent les résultats, et aucune décision concernant une personne n’est prise par des moyens exclusivement automatisés. Nos fournisseurs d’IA traitent les données pour notre compte en vertu d’obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité et ne sont pas autorisés à utiliser les documents de nos clients ou les demandes pour entraîner ou améliorer leurs modèles. Les documents de nos clients ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles d’IA de tiers.

Avec qui nous partageons des données personnelles

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons que dans les cas suivants :

• Nos entités affiliées et partenaires, lorsque cela est nécessaire pour fournir les services que vous demandez, sous les mêmes obligations de confidentialité que les nôtres.
• Les sous-traitants qui agissent pour notre compte en vertu de contrats écrits leur imposant de protéger les données et de ne les utiliser que sur nos instructions, notamment notre hébergeur, notre service d’envoi de courriels, nos prestataires de stockage chiffré et de sauvegarde, et nos fournisseurs de modèles d’IA.
• Les clients, s’agissant des résultats de recherche remis pour une finalité licite énoncée.
• Les conseillers professionnels, tels que les avocats, les auditeurs et les assureurs, tenus à des obligations de confidentialité.
• Les autorités, lorsque la loi, une décision de justice ou un régulateur compétent à notre égard nous y oblige, ou lorsque la communication est nécessaire pour prévenir ou détecter une infraction ou pour protéger la sécurité d’une personne.
• Un successeur, si tout ou partie de notre activité fait l’objet d’une réorganisation, d’une fusion ou d’un transfert, auquel cas le successeur sera lié par la présente politique.

Transferts hors de Hong Kong

Nos sous-traitants et nous-mêmes pouvons stocker ou traiter des données personnelles hors de Hong Kong, y compris dans des lieux dont la législation en matière de protection des données diffère de celle de Hong Kong. Lorsque nous transférons des données personnelles, nous prenons les mesures possibles en pratique, y compris des garanties contractuelles, pour qu’elles bénéficient d’une protection comparable à celle qu’exigent l’Ordonnance et, le cas échéant, la législation du lieu d’où elles proviennent.

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données, notamment le chiffrement au repos des demandes et des listes d’abonnés, des connexions chiffrées, l’authentification à deux facteurs et un contrôle d’accès fondé sur les rôles pour notre personnel, un journal d’audit des actions administratives permettant de détecter toute altération, des contrôles d’intégrité de nos systèmes et des obligations de confidentialité pour toute personne qui traite des données personnelles. Aucun système n’est totalement sûr et, si une violation de données est susceptible de vous affecter, nous vous en informerons, ainsi que les autorités compétentes le cas échéant.

Durées de conservation

• Journaux du serveur web : jusqu’à 14 jours.
• Demandes et prises de contact qui n’aboutissent pas à une mission : 30 jours.
• Abonnements à la lettre d’information : jusqu’à votre désabonnement.
• Dossiers de mission : selon ce qui est convenu dans la lettre de mission, puis jusqu’à sept ans.
• Dossiers publiés : aussi longtemps qu’ils demeurent d’intérêt public, avec les corrections qui y sont mentionnées.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons.

Vos droits

En vertu de l’Ordonnance, vous avez le droit :

• de demander si nous détenons des données personnelles vous concernant et, dans l’affirmative, d’en recevoir une copie (demande d’accès aux données) ;
• de nous demander de rectifier des données personnelles inexactes (demande de rectification des données) ;
• de retirer à tout moment, sans frais, votre consentement à la prospection directe ; et
• d’être informé de nos politiques et pratiques en matière de données personnelles et des catégories de données personnelles que nous détenons.

Vous pouvez présenter une demande en écrivant à {{emails.privacy}}. Vous pouvez utiliser le formulaire de demande d’accès aux données publié par le Commissaire à la protection des données personnelles de Hong Kong (Office of the Privacy Commissioner for Personal Data). Il se peut que nous devions vérifier votre identité avant de répondre. Nous répondrons dans un délai de 40 jours à compter de la réception de votre demande, comme l’exige l’Ordonnance. Nous pouvons facturer, pour donner suite à une demande d’accès aux données, des frais qui ne seront pas excessifs, et nous vous en indiquerons préalablement le montant. Dans certains cas, l’Ordonnance nous permet ou nous impose de refuser une demande, par exemple pour protéger les droits d’autrui ou une activité d’information, et nous vous en expliquerons alors les raisons.

Visiteurs de l’Espace économique européen et du Royaume-Uni. Lorsque le règlement général sur la protection des données (RGPD) ou le RGPD britannique (UK GDPR) s’applique à nos traitements, vous disposez également du droit à l’effacement, du droit à la limitation du traitement, du droit d’opposition et du droit à la portabilité des données, ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données. Nos bases juridiques sont votre consentement (lettre d’information), l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (demandes et missions), nos intérêts légitimes à exploiter un site internet sécurisé, à fournir des recherches et à publier dans l’intérêt public, mis en balance avec vos droits, ainsi que le respect d’obligations légales.

Visiteurs de Chine continentale. Lorsque la loi de la RPC sur la protection des informations personnelles (PIPL) s’applique, vous pouvez également nous demander d’expliquer nos règles de traitement et de supprimer vos informations personnelles ; vous pouvez retirer à tout moment tout consentement que vous avez donné, et vous pouvez nous demander des informations sur tout transfert de vos informations personnelles hors de Chine continentale.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès du Commissaire à la protection des données personnelles de Hong Kong (Office of the Privacy Commissioner for Personal Data), ou auprès de l’autorité de protection des données de votre lieu de résidence.

Enfants

Notre site internet et nos services sont destinés aux adultes et aux entreprises. Nous ne collectons pas sciemment, via nos formulaires, de données personnelles auprès de personnes âgées de moins de 18 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des données personnelles, écrivez à {{emails.privacy}} et nous les supprimerons.

Modification de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La version publiée sur cette page, avec sa date, est la version en vigueur. Si nous apportons une modification substantielle à la manière dont nous utilisons des données personnelles que nous détenons déjà, nous en informerons les personnes concernées lorsque cela est possible.

Langue

La présente politique est rédigée en anglais. Nous pouvons en fournir des traductions pour des raisons de commodité. En cas de conflit ou d’incohérence entre le texte anglais et une traduction, le texte anglais prévaut.

Contact

Pour toute question relative à la présente politique, ou pour exercer vos droits, écrivez à {{emails.privacy}}. Veuillez intituler votre message « Demande relative aux données personnelles » afin qu’il parvienne rapidement à la bonne personne.